Parole da evitare (e alcune tecniche potenti) per ottime relazioni al lavoro

Lavorando in azienda mi capita di interagire ogni giorno con moltissime persone. Tra colleghi di ufficio, telefonate e riunioni in una settimana questo numero esplode e si può parlare di centinaia di interazioni.

Avere interazioni per me è una cosa positiva: quando mi capita di lavorare da solo, ad esempio in smartworking, ho poche relazioni con gli altri e alla fine mi sento scarico.

Se invece ho rapporti con gli altri è facile che mi rigeneri.

Ma tutto dipende anche da che relazioni ho con le altre persone, perché se non sono buone non solo mi scarico, ma mi esaurisco pure.

Quando entriamo in comunicazione con gli altri quindi possiamo sentirci in due modi diversi: più energici o esauriti, con tutte le gradazioni in mezzo.

In tutto questo il nostro modo di porci e le parole che utilizziamo hanno un peso importantissimo.
Possiamo usare parole e porci con gli altri in modo da suscitare interesse, carisma e credibilità, oppure utilizzare parole e modi di esprimerci che portano a noia, fastidio e irritazione.

Come possiamo evitare di scaricarci (e scaricare gli altri) e migliorare nello stesso tempo il nostro stato d’animo?

Su questo la PNL (Programmazione Neuro Linguistica) può venirci molto utile: seguendo alcune semplici regole di comunicazione possiamo migliorare molto l’impatto che abbiamo sugli altri.

Vediamone le principali che ho tratto dal libro “Parole per vendere” che contiene numerosi spunti utili per migliorare la nostra comunicazione con gli altri sul lavoro.

Tra tutti gli insegnamenti elencati, riprendo le principali espressioni che sento tutti i giorni nella mia esperienza lavorativa e che mi piacerebbe aiutare le persone a cambiare.

In questo articolo, in particolare, vediamo:

  • 3 PAROLE TOSSICHE DA EVITARE A TUTTI I COSTI
  • 1 APPROCCIO SEMPLICE E POTENTE DA UTILIZZARE NELLE NOSTRE RELAZIONI
  • UNA FORMULA MAGICA CHE CI SERVE PER GUIDARE GLI ALTRI (E UNA TECNICA SEGRETA)

3 PAROLE TOSSICHE DA EVITARE A TUTTI I COSTI

Parole tossiche che dovremmo smettere di usare - Vivere più sani

Partiamo subito 3 espressioni che tendono automaticamente a ‘indisporre’ il nostro interlocutore, anche se sono utilizzate in buona fede. Se ti capita di usarle fai attenzione e datti un pizzicotto quando lo fai in modo da ricordarti di non usarle più!

  1. “SCUSA” come intercalare: inconsciamente l’interlocutore pensa che abbiamo fatto qualcosa di sbagliato e che dobbiamo quindi farci perdonare. Iniziare una frase con “Scusa” ci fa apparire subito deboli. A me capita spesso che qualcuno si colleghi in ritardo alle riunioni – e già questo è un aspetto che infastidisce – ma la cosa peggiore è che magari subentra a conversazione avviata e anziché mettersi in ascolto in silenzio, interrompe tutti chiedendo scusa per il ritardo. In questo modo crea un altro disagio al gruppo di lavoro che deve interrompersi per scusare la persona. Quando succede che addirittura vi è più di una persona che arriva in ritardo e adotta lo stesso comportamento le interruzioni si moltiplicano a dismisura a danno del lavoro di gruppo. Molto meglio entrare in riunione in silenzio, ascoltare e intervenire solo quando si ha qualcosa da dire relativo all’argomento della riunione (possibilmente dando valore aggiunto!).
    Altre volte SCUSA viene utilizzato appena si entra in relazione con l’altro: “Scusa se ti disturbo…”. Inconsciamente quando il nostro interlocutore sente la parola “scusa” pensa che gli abbiamo fatto un torto. Possiamo cambiare espressione passando da:
    • “Scusa se ti disturbo” a “Ciao! E’ un buon momento per te?”.
    • Oppure al posto di “Scusa se ti ho chiamato a quest’ora” possiamo dire “Ti ho chiamato a quest’ora per dirti che…”.
    • Anziché “Scusa mi passi al penna” possiamo chiedere “Per favore, mi passi la penna?” o ancora “Mi passi la penna, grazie”.
  2. DISTURBO: altra parola “tossica” che mal dispone il nostro interlocutore è “disturbo”. Vuoi o non vuoi, quando qualcuno usa la parola “disturbo” già il nostro cervello si predispone su sensazioni di fastidio, quali: casino, rumore, noia, zanzare, dentista che ti trapana un dente o altre sensazioni sgradevoli… Il nostro cervello pensa subito che mi stai disturbando e le reazioni saranno immediatamente negative…
    Quindi: se anziché dire “Ti disturbo adesso?” chiediamo “E’ un buon momento ora?” predisponiamo la mente di chi ci ascolta in modo positivo.
    In questo modo se anche non riusciamo a parlare in quel momento con la persona desiderata, quando ci rifaremo vivi il suo cervello assocerà al nostro nome un ricordo positivo se abbiamo detto “buono”, negativo se abbiamo detto “disturbo”.
    Usiamo direttamente frasi positive: “Sei libero adesso?” “Hai 5 minuti ora, si tratta di una cosa importante…”.
  3. RUBARE: questa parola non ha un significato positivo in nessun caso! (non c’è bisogno di dare spiegazioni…). Se ho la certezza che quello che devo dire è importante, non rubo tempo, ma offro una opportunità preziosa a chi mi ascolta. Se sono entusiasta di quello che propongo, non penso neanche per un momento che sto “rubando” il tempo di un’altra persona.
    • Anziché dire: “Ti rubo due minuti” possiamo dire “Ti spiego questa cosa in due minuti…”.
    • Al posto di “Rubo 2 minuti della tua attenzione” puoi dire “Seguimi con attenzione ora per due minuti…”.
    • Stesso vale anche per gli oggetti: anziché “Ti rubo la penna un minuto…” dì: “Ti prendo la penna per segnare due note e te la restituisco subito!”.

In conclusione: pensa all’effetto deleterio che abbiamo sul nostro interlocutore quando uniamo queste 3 parole incriminate: “Scusa se ti disturbo, ti volevo rubare 2 minuti per parlarti di…”

1 APPROCCIO SEMPLICE E POTENTE DA UTILIZZARE NELLE NOSTRE RELAZIONI

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Vediamo ora un approccio semplice e potente che possiamo utilizzare per entrare sulla stessa lunghezza d’onda del nostro interlocutore.

Partiamo dall’esperienza personale: quante volte mi è successo di avere pochissimo tempo per chiudere un’attività ed un mio collega mi ha interrotto per chiedermi un aiuto cominciando a entrare nel microdettaglio di una serie di problematiche che mi ci voleva un’ora soltanto per capire di cosa stesse parlando… Oppure quando chiedevo un aspetto di dettaglio di un sistema e la persona mi rispondeva a grandi linee/ in generale ripetendomi cose che già conoscevo…

In funzione della persona con cui stiamo parlando, del suo interesse in quel momento e del tempo che ha a disposizione, la prima cosa che dobbiamo fare – prima di parlargli di qualsiasi cosa – è di capire se preferisce affrontare il tema in modo “Generale”, magari in poco tempo, o se vuole andare nello “Specifico” approfondendo i vari aspetti della questione per fare una valutazione ben ponderata.

Se non fai questo semplice allineamento con il tuo interlocutore rischi di apparire “noioso” se entri nei dettagli quando parli ad uno che ha un approccio GENERALE, o risulti “superficiale” se dici le cose a grandi linee a chi ha un approccio SPECIFICO.

Ci sono persone che preferiscono prima un quadro generale e poi vanno nei dettagli e persone che amano i dettagli e poi, magari, guardano il tema da un punto di vista complessivo.

“Grazie Albe, e come faccio a capire come pormi…?”

Se non lo sai, chiedi!

“Ciao, sto cercando una soluzione ad un tema che sto affrontando e so che tu mi puoi aiutare, preferisci che ti faccia una panoramica o che entri subito nel dettaglio del problema?”

UNA FORMULA MAGICA CHE CI SERVE PER GUIDARE GLI ALTRI (E UNA TECNICA SEGRETA)

Quando Disney gioca in casa: l'ispirazione per Yen Sid in Fantasia

La parola “ma” (congiunzione avversativa) può avere un doppio utilizzo. In genere è sconsigliata, perché quando diciamo “Sì certo, tu dici bene, ma quando sei in una situazione come questa…” stiamo dicendo all’altro che NON DICE BENE: nonostante all’inizio sembriamo dar ragione alla persona con cui stiamo parlando, alla fine del discorso diciamo il contrario.

In tutti questi casi il nostro interlocutore si sente contraddetto e non ascoltato.

Come quando diciamo “Sì, però…” alla fine stiamo è come se dicessimo “No!” e questo è il messaggio che inviamo al nostro interlocutore (e che recepisce anche a livello inconscio!).

La parola “MA” ha l’effetto “magico” di CANCELLARE quello che è stato detto prima!

Se dici “Sono d’accordo con te, ma ora ascolta cosa ho da dirti…” il “ma” nega il fatto che tu sia d’accordo con lui. Quindi la persona che ti ascolta si ‘dimentica’ che sei d’accordo con lui.

Per questo in genere si consiglia di utilizzare un’altra congiunzione, ossia la “e”.

Questa congiunzione valorizza quello che dice l’altra persona restituendo importanza a quanto detto e guida dolcemente verso un secondo argomento che noi introduciamo. “Sono d’accordo con te, e ora ascolta cosa ho da dirti…”. Oppure: “Capisco il tuo punto di vista, e ora per questo voglio approfondire…”. Quindi usa sempre la congiunzione “E” quando ti relazioni agli altri, quando qualcuno ha espresso una opinione e tu vuoi portarlo a riflettere anche su un altro punto di vista… se dici MA si sentirà non ascoltato e rifiuterà “a priori” quello che hai da dire!

“Ok Albe, ho capito, E qual è la tecnica segreta?”

Eccola: possiamo sfruttare la proprietà magica della parola MA che cancella quello che è stato detto per ‘eliminare’ qualcosa che non vogliamo che il nostro interlocutore ricordi. Puoi ad esempio riprendere un concetto negativo espresso da chi ti sta parlando e poi con un MA cancellare l’effetto negativo e dire una cosa positiva, ossia il messaggio che vuoi veicolare al tuo interlocutore.

Vediamo 3 esempi:

  1. Se ci dicono “E’ difficile questo lavoro!” possiamo rispondere: “Sì è difficile, ma con un po’ di impegno e con le tue risorse sono sicuro che potrai portarlo a termine…” -> il ‘ma’ cancella ‘difficile’.
  2. Se ci dicono “E’ troppo costoso questo progetto” possiamo rispondere “Si, è costoso, ma quando lo avremo portato a termine potremo efficientare tutti questi processi e risparmiare parecchi soldi negli anni futuri…” -> il ‘ma’ cancella ‘costoso’.
  3. Se ci dicono “Sono molto dubbioso…” possiamo rispondere “So che sei dubbioso, ma ora faccio subito chiarezza…” -> il ‘ma’ cancella ‘dubbioso’.

Ricordati: “ma” in questo modo va utilizzato solo su obiezioni specifiche!

Bene, prova a utilizzare queste tecniche nella tua comunicazione, a partire da domani (anzi, da oggi!) e vedi i risultati che ottieni sugli altri.

Il fallimento di una relazione è quasi sempre un fallimento di comunicazione.

Zygmunt Bauman

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