albe.ruffi Table of Contents
- INTRODUZIONE: LE 1.000 ATTIVITA’ DA GESTIRE
- COS’E’ L’ EFFETTO ZEIGARNIK?
- L’EFFETTO ZEIGARNIK E SERIE TV
- I PROBLEMI DELL’EFFETTO ZEIGARNIK (O ACCUMULO ATTIVITA’ IN SOSPESO NELLA MENTE)
- 3 TECNICHE PER GESTIRE L’EFFETTO ZEIGARNIK
INTRODUZIONE: LE 1.000 ATTIVITA’ DA GESTIRE
Tutti noi siamo pieni di attività da gestire sul lavoro, commissioni da fare, impegni personali, …
Per gestire le numerose attività che dobbiamo seguire alcuni se le ricordano a memoria, altri utilizzano il sistema delle “liste”. Delle volte abbiamo liste di attività lavorative, liste di attività personali, liste di robe burocratiche da smarcare e liste della spesa!
Il sistema delle liste è caldamente consigliato per tutti: scrivere su un foglio di carta le cose da fare ci aiuta a non perderne di vista nessuna, ordinarle per priorità e segnarci quelle che abbiamo finito “smarcandole”.
C’è chi scrive le proprie liste sull’agenda, chi su fogli di carta, chi su bloc notes, chi su computer, chi sul telefonino… ogni strumento va bene.
Io quelle lavorative le scrivo sul PC con Excel e quelle del giorno su fogli di carta bianchi, le liste della spesa sulle note del telefonino che sono più comode quando giro nel supermercato che sembro perso come “Alice nel paese delle meraviglie” quando è nel labirinto di siepi…
Spesso abbiamo un sacco di cose da fare ed è matematicamente impossibile farle tutte in una giornata, in una settimana e delle volte anche in un mese!
Il problema è che tutte le attività che rimangono “in sospeso”, ossia che non riusciamo a concludere, consumano la nostra attenzione, la nostra concentrazione e la nostra memoria.
E’ come se fossimo un computer che lavora con 150 applicazioni aperte: il rallentamento nelle nostre attività quotidiane è deleterio x il nostro cervello!
COS’E’ L’ EFFETTO ZEIGARNIK?
Questo fenomeno si chiama “EFFETTO ZEIGARNIK” prendendo il nome dalla psicologa lituana, Bluma Zegarnik, che l’ha scoperto e provato scientificamente. In pratica Bluma era in un caffè a Vienna e si accorse che i camerieri ricordavano perfettamente gli ordini aperti, mentre dimenticavano completamente quelli conclusi. Sicuramente è una dimostrazione di ottimo funzionamento del nostro cervello, che per ottimizzare le nostre facoltà mentali dimentica ciò che non serve (ordini chiusi) mentre si focalizza e tiene a memoria le cose da completare (ordini aperti).
Pochi giorni dopo, Bluma, per comprendere meglio il fenomeno, fece un esperimento in laboratorio: sottopose ad alcune persone selezionate degli esercizi aritmetici, degli enigmi e dei giochi e ogni tanto li interrompeva durante lo svolgimento con vari espedienti. Quando avevano concluso gli esercizi gli veniva chiesto di ricapitolare gli esercizi svolti: le persone ricordavano due volte di più quelli non conclusi in cui erano stati interrotti rispetto a quelli completati con successo.
La mente umana tende a ricordare maggiormente le attività aperte piuttosto che quelle completate.
Quando iniziamo un compito si crea una motivazione che rimane dentro di noi finchè non l’abbiamo completato.
L’EFFETTO ZEIGARNIK E SERIE TV
Chi sono i primi che hanno imparato a usare con furbizia l’effetto ZEIGARNIK?
Ma sempre loro, quelli che lavorano nella comunicazione e nel marketing!
Infatti il successo di molte telenovele, serie TV, cartoni animati e fumetti si deve all’interruzione della puntata “sul più bello”… In questo modo il nostro cervello sentirà una impellente necessità a scoprire “come va a finire”, ossia come si CONCLUDE la situazione APERTA. Questo ci incuriosisce ferocemente e ci sentiremo costretti a saltare subito all’episodio successivo della serie TV o ad acquistare il successivo volumetto della storia che stiamo leggendo.
Lo so bene perché delle volte anche mio figlio mi chiede di comprare il numero successivo di “Topolino” quando ci sono delle storie in più puntate che, guarda caso, si interrompono proprio nel momento più importante!
Nel cinema lo hanno chiamato “Cliffhanger”, che tradotto dall’inglese letteralmente significa “appeso a un precipizio” (come un film di Sylvester Stallone dal titolo omonimo) che viene da “cliff” scogliera, scarpata, precipizio e “hanger” appendino.
I PROBLEMI DELL’EFFETTO ZEIGARNIK (O ACCUMULO ATTIVITA’ IN SOSPESO NELLA MENTE)
Al giorno d’oggi, considerando le attività lavorative, le mail di lavoro, i messaggi di mogli/ mariti e amici con porposte di cose da fare, compleanni, multe e tasse il rischio di avere 1.000 cose aperte e mandare in overflow il nostro cervello è elevatissimo!!!
E, come abbiamo detto, se non siamo bravi a gestire questo effetto, avremo vari MALEFICI, in pratica ci sentiremo
- STRESSATI
- INCONCLUDENTI
- RALLENTATI, con una “decadenza” delle nostre capacità cerebrali intasate da tutti i temi aperti
…E potremo anche PERDERE IL SONNO con tutti i pensieri delle cose da fare che la notte ci tornano in mente vorticosamente!
Come possiamo fare per gestire questa situazione?
Vediamo insieme 3 tecniche.
3 TECNICHE PER GESTIRE L’EFFETTO ZEIGARNIK
TECNICA 1: usa il principio “OHIO”: ONLY HANDLE IT ONCE!
Questo semplice principio prevede di aprire una attività solo e soltanto quando sai che potrai (ragionevolmente e senza interruzioni di altri permettendo) portarla a termine. Per sintetizzare “apri e fai” e di conseguenza “apri una attività solo quando la puoi fare”.
Facciamo un esempio: se siamo nel week end e stiamo sciando, è inutile che in seggiovia apriamo una mail di lavoro: magari ci è richiesto di compiere delle attività che da dove siamo in quel momento è impossibile completare! Se proprio non possiamo fare a meno di guardare la mail di lavoro nel week end, apriamo i messaggi la sera quando abbiamo finito di sciare!
Quando apri un messaggio o un lavoro, mettiti subito a farlo finchè non l’hai completato ricordandoti che il nostro cervello può fare una cosa alla volta, quindi concentrati su una cosa. E anche quandanche facciamo due cose insieme, ricordati che le facciamo mooooolto più lentamente e con maggiori rischi di errore -> vedi il paragrafo “MONOTASKING” nel post “LA “CATENA DELL’APPRENDIMENTO” SUL LAVORO: 4 PASSI PER CAMBIAMENTI REALI!” (clicca qui per aprirlo!)
TECNICA 2: “DELEGATION IS POWER!”
Uno dei presupposti per non avere a che fare con l’effetto Zeigarnik è anche avere un numero congruo di attività da gestire. Se la nostra lista delle attività è immensamente lunga sarà impossibile non avere attività in sospeso che affollano la nostra mente.
“Grazie Albe, bella idea… ma se mi arrivano 80undicilioni (cit. Raul Cremona) di attività come faccio ad accorciare la lista…?!?”
Il sistema più semplice per sbarrare la strada e filtrare molti compiti che vengono sparati diretti sulla nostra scrivania, oltre a “DIRE DI NO” quando possiamo, è “ESERCITARE LA DELEGA”.
Valutiamo se il tema deve essere proprio gestito da noi direttamente o se possiamo identificare un altro soggetto che può portarlo a termine al posto nostro. Se c’è questo soggetto, nella nostra struttura o in un’altra, rinviamo a lui/ lei l’attività e liberiamo la nostra agenda. Questa tecnica è particolarmente indicata per le persone che maggiormente fanno fatica a usarla, ossia i soggetti “accentratori” e i “maniaci del controllo”. Proprio voi potrete beneficiare maggiormente di questa tecnica se sviluppate questa capacità!
Delega, se non vuoi essere sommerso da una valanga e un monte di stress più alto del K2.
TECNICA 3: ROUTINE DI FINE GIORNATA
Questa tecnica è raccomandata dal Professor Cal Newport nel libro “Deep Work” (se vuoi approfondire clicca qui DEEP WORK: COME LA CONCENTRAZIONE INTENSA PUÒ RIVOLUZIONARTI LA VITA!) e prevede lo “scarico” delle attività residue e non completate su un foglio di carta rimandandole a domani. Questa tecnica è molto potente perché libera il nostro cervello dall’imperativo di “ricordarsi le cose da fare” continuando a tenere impegnata la nostra memoria sui temi aperti. Quando li scriviamo nero su bianco su un foglio, una parte di noi, quasi inconscia, si tranquillizza e possiamo dormire sereni. Sappiamo che “abbiamo il controllo” della situazione anche se NON ci ripetiamo a ruota come delle filastrocche i compiti aperti ancora da concludere. Se mentre li appuntiamo ci segniamo anche quando pensiamo di portarli a termine abbiamo fatto Bingo!
Se scrivendo vediamo che ci sono attività “GIGANTI”, come ad esempio “Scrivi un libro sulle emozioni…” possiamo già scomporlo in sottocompiti più gestibili come “1 – Scrivi l’indice del libro”, “2 – Scrivi introduzione”, “3 – Scrivi capitolo 1” and so on… e indica una scadenza anche per i singoli sottocompiti!
Bene, ora fai la tua lista di attività, delega quelle che puoi e smarcale una alla volta, senza lasciare sospesi!
Buona evoluzione,
Alberto
Dott. Alberto Ruffinengo Counsellor Professionista Psicosintetico a indirizzo Aziendale
